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Oracle Portalでは、承認を使用することで、ユーザーのPortalでのコンテンツの公開を管理および制御するツールが提供されます。承認と通知が有効である場合、Oracle Portalでは「承認付きアイテムの管理」という特殊なページ権限が提供されます。この権限を持つユーザーによって追加または修正されたドキュメントやファイルをPortalで公開するには、事前に承認が必要です。これにより、組織内の適切な人間による承認のないアイテムが公開されることはありません。
たとえば、会社の製品に関するホワイト・ペーパーを、社内の法務部門で確認された後に公開するようにできます。必要な承認者の一人として法務部門の担当者を含めた承認プロセスを簡単に確立できます。このようにすると、ホワイトペーパーの作成者は、法務部門での確認が完了するまでそのドキュメントをPortalへ公開できません。
ページ・グループとページ・レベルの両方で、「承認付きアイテムの管理」権限を持つユーザーに限らず、すべてのユーザーに対する承認を必要とするオプションを選択できます。「すべてのユーザーに承認を要求する」が選択されている場合、あらゆるユーザーによって追加されたコンテンツは、公開にあたり事前に承認が必要となります。
承認プロセスの開始は自動的に行われます。「承認付きアイテムの管理」権限を持つユーザーがページにアイテムを追加すると、ページ・グループで下書き機能が有効化されていなければ、そのアイテムは自動的に承認のために送信されます。下書き機能が有効になっている場合は、ユーザーが追加したコンテンツはすべて「下書き」のステータスとなり、ユーザーが承認のためにそのアイテムを送信するまでは変わりません。
承認プロセスとは、一連の1つ以上の承認ルーティング手順です。各ルーティング手順には、アイテムの公開前にアイテムを承認する必要がある1人以上のユーザーやグループ（承認者）が含まれます。承認者へのルーティングは、1度に1人ずつ送信するルーティング、または1度に全員に送信するルーティングのどちらかにすることができます。各手順には、必要な応答は1人の承認者によるか、または全員の承認者によるかを定義できます。
承認プロセスは、「承認付きアイテムの管理」権限を持つユーザーがページ内のアイテムを追加または変更をするときに開始します。ユーザーがアイテム編集ページを閉じると、アイテムは自動的にPortalからチェックアウトされ（変更ができなくなります）、プロセスの定義方法に基づき、承認プロセスでルーティングされます。承認プロセスの1つの手順で必要とされるだけの数のレスポンスが返ってくると、プロセスは次の手順に続きます。
最後の手順に到達し、最後の必須承認者に承認されると、承認プロセスは終了します。また、承認者がアイテムを却下した場合も、承認プロセスの終了となります。
Oracle Portalには、承認プロセスを定義する方法が2つあります。
承認プロセスを使用する理由は数多くあります。会社は、従業員の仕事のボトルネックとなっている、承認が必要な伝票類（支出報告書や出張許可書など）といった紙媒体業務のコスト削減に取り組んでいませんか。また、Portalに公開されるアイテムを制御したり、アイテムが公開される前に必ず確認されるようにしたくはありませんか。承認プロセスを定義すると、組織内の適切な担当者は、承認が必要な保留中のアイテム（社内のPortalからのすべてのアイテム）があるという通知を受け取り、そのアイテムを承認または却下できるようになります。
Oracle Portalの承認プロセスは、ページ・レベルまたはページ・グループ・レベルで有効にできます。そのため、ページ・グループ全体に関連する1つの承認プロセスを作成することも、ページごとに個別の承認プロセスを作成することもできます。Oracle BPELを使用すると、異なるページ・グループ間や組織全体を通じて同じ承認プロセスを簡単に使用できます。
注意:
ページ・グループ管理者がページ・グループの承認および通知を有効にすると、「承認」タブでページ・グループまたはページの承認プロセスを定義または選択できるようになります。このタブの内容は、そのページ・グループでOracle Portal承認とOracle BPEL承認のどちらが使用されているかによって異なります。
Oracle Portal承認プロセスの場合、「承認付きアイテムの管理」権限を保持するユーザーがアイテムを追加または変更すると、承認プロセスで最初に指定されている承認者は、「通知」ポートレットで、アイテムが承認を必要としていることを示すメッセージを受信します。
Oracle BPELワークフロー・プロセスの場合、ユーザーはOracle BPELのワークリスト・ポートレットで承認通知がないかどうかを監視する必要があります。
注意: ページに対して「管理」または「コンテンツの管理」のページ権限を持つユーザーは、ユーザーが「承認付きアイテムの管理」権限を持っている別のページにアイテムをコピーできます。ただし、コピーされたアイテムは承認されるまでページに表示されません。
承認通知は、承認プロセスの各手順で識別される承認者のリストへ送信されます。承認者は、問題のアイテムを承認または却下することで、通知に応答します。現在の承認者は承認する前にアイテムの編集もできます。
「通知」ポートレットには、アイテムの失効と承認申請の通知も表示されます。通知の件名をクリックすると、その詳細が表示されます。
注意: ポータルでOracle BPELワークフロー・プロセスのみを使用している場合でも、失効通知や承認申請通知を受信できるように、よくアクセスするページのどこかに「通知」ポートレットを含めることをお薦めします。
承認が必要なアイテムがある場合、承認者は適切なポートレット内に通知を受信します。承認者は、そのアイテムを承認または却下する必要があります。承認者がアイテムを承認すると、承認プロセス内の次の承認者へ通知が送信されます。承認者が承認プロセスの最終手順にいる場合、アイテムはPortalへ公開されます。承認者がアイテムを却下した場合、残りの手順（承認者）があったとしても、承認プロセスは停止されます。承認者がアイテムを承認または却下した後に、通知ポートレットのユーザーのビューから通知が削除されます。
承認者は、通知ポートレット内でアイテムの件名のリンクをクリックして、「承認通知の詳細」ページを表示できます。このページで、承認者はアイテムを表示して、コメントを入力し、アイテムを承認するか却下するかを決定します。承認者は、アイテムの承認履歴を表示することもできます。
承認者は、「保留中のアイテム: プレビュー」モードを使用して、直接このページでアイテムの承認や却下または編集もできます。このモードにアクセスするには、通知ポートレット内でアイテムのページ・リンクをクリックします。
注意:
「承認ステータス」ポートレットによって、承認プロセス中のアイテム承認の進行状態を、承認の送信者の観点から追跡できます。このポートレットには、アイテムが保留中のままか、それとも承認または却下されたかが表示されます。「承認付きアイテムの管理」権限を保持するユーザーがアイテムを追加または変更すると、そのユーザーの「承認ステータス」ポートレットに、ステータスが「保留中」の新しいアイテムとして表示されます。（このアイテムは、承認されるまでページ上に表示されません。）「承認ステータス」ポートレットに保留中のアイテムを表示できるのは、現在の承認者とそのアイテムを作成したユーザーのみです。アイテムが承認または却下されると、ユーザーの「承認ステータス」ポートレットに「承認済」または「却下済」が表示されます。
送信したアイテムが却下された場合、ユーザーの「承認ステータス」ポートレットに「却下」のステータスで表示されます。また、「保留中のアイテム: プレビュー」モードを使用してこのアイテムを含むページを表示すると、アイテムは「却下」のステータスで表示されます。アイテムの送信者は却下されたアイテムを「保留中のアイテム: プレビュー」モードで編集できます。編集後、承認のため再送信します。
注意: 却下されたアイテムに実行された操作はすべてアイテムの承認履歴に表示されます。
却下されたアイテムは、そのアイテムの送信者、ページ・グループ管理者、またはページまたはコンテンツ管理者（「管理」または「コンテンツの管理」のページ権限を保持する）が削除できます。アイテムのステータスは、「削除済」に変化します。通常、削除された却下済のアイテムが（システムがそれらをすべてパージするまでは）、削除を取り消すことができるウィンドウがあります。却下済のアイテムの削除を取り消すと、アイテムのステータスは「却下」に戻ります。
注意: 削除された却下済アイテムは、ページ・グループにある他の削除済アイテムがパージされるときに一緒にパージされます。
アイテムの送信者は却下されたアイテムを編集して、再び承認用に送信するようにできます。ページ・グループ管理者も、却下されたアイテムを直接編集できる特別な権限を保持しているため、却下されたアイテムを編集できます。たとえば、ページ・グループ管理者が、承認を保留しているアイテムにコメントを取り込みたいとします。管理者は、アイテムを却下し、アイテムの承認履歴にコメントを記録して、アイテムを編集できます。この時点では、アイテムは却下されたままです。ただし、アイテムの送信者がページ・グループ管理者の変更を確認した後にアイテムを更新すると、そのアイテムは保留中になります。その後、このアイテムは承認プロセスへ送信されます。
注意:
Oracle Portalでは、承認を保留中のアイテムをリスト表示する「保留中の承認の監視」ポートレットを使用できます。このポートレットは構成が可能で、ユーザーは興味のある保留中の承認のみに絞り込んで表示するフィルタを作成できます。承認のリストを承認者、日付、ページ・グループまたは送信者でソートして表示できます。「次に一致する」、「次に一致しない」、「次より大きい」、「次より小さい」の演算子を使用します。ポートレットに表示させるコンテンツを絞り込むための値を入力します。
関連するヘルプ・トピック追加情報詳細は、Oracle Technology NetworkのOracle Portalドキュメントに関するページを参照してください。
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